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仮想オフィス「Walkabout」を通じて考える、次世代のコミュニケーション 仮想オフィス「Walkabout」を通じて考える、次世代のコミュニケーション

仮想オフィス「Walkabout」を通じて考える、次世代のコミュニケーション


テレワークの普及によって、多くの企業の働き方が変わった。業務効率化や生産性向上といったメリットが期待される一方、社内のコミュニケーションの減少という新たな課題を感じている人も多いのではないだろうか。そこで今回は、日立ソリューションズが社内でも活用している仮想オフィス「Walkabout Workplace」(以下、Walkabout)をテーマに、スマートライフソリューション事業部の伊藤氏と人事総務本部の小山氏による対談を実施。Walkaboutを通じて、次世代のコミュニケーションについての考えを語ってもらった。

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伊藤 直子 / Ito Naoko
スマートライフソリューション事業部 主管技師長 兼 人事総務本部
働き方改革エバンジェリスト

2017年からワークスタイル変革ソリューション全体のマーケティングやプロモーションのほか、社外への情報発信を担当。人事総務本部とも連携しながら社内の働き方改革を推進中。


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小山 真一 / Koyama Shinichi
人事総務本部 HRテック推進グループ 部長代理

Walkaboutをはじめ、RPAなどHRテックの導入による本部内の業務効率化を推進。社内の試験導入を通じてSE(システムエンジニア)や営業担当へフィードバックするなど、お客様へノウハウを提供する業務にも従事。



テレワークによって生じたコミュニケーションの課題

Walkaboutを導入したきっかけを教えてください。
小山:弊社では新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに2020年3月から全社員を対象としたテレワークを始めました。その後、社員の状況や意見を確認するために定期的にサーベイを行っていて、「業務効率および生産性の向上において、コミュニケーションが必要」と回答する人が全社員のうち約4割いたことがわかりました。当社は全社員の約8割がテレワークを継続している状況で、このコミュニケーションの課題を解決するアプローチとして、仮想オフィスの導入を検討していったという経緯があります。

伊藤:「仮想オフィス」について、事業部としては、以前から検討を始めていました。働き方改革が進み、テレワークが普及した状態を想定すると、必ずバーチャル空間にシフトしていく流れができるだろうと。まず社内でトライアルしようとしていたところ、新型コロナウイルスの感染拡大による影響で、その実現が急速に早まりました。


テレワークにおいて、社内のコミュニケーションにどのような変化や改善が見られましたか。

伊藤:実務に関しては、ウェブ会議ツールを活用することで割と順調に対応できていました。社内のコミュニケーションの変化としては、メールや電話に代わってチャットが主流になったことが挙げられるでしょう。メールより気軽にコミュニケーションできるのがチャットの利点ですが、それでも雑談の用途では使われておらず、気軽な会話をどのようにすべきかというのが当初の課題でした。

小山:人事としては、ある講演会で学んだ「テレワークを成功に導く7つのルール」を取り入れました。特に大切にしたのは、何でも話せて信頼関係ができている状態という「心理的安全性」の確保です。たとえば自分の写真をアイコンにするよう促したり、会議の冒頭2分間は雑談を推奨したりと社内に案内しました。ほかにも就業中の気軽なコミュニケーションの推進やウォーキングイベントなど、コミュニケーションを創出するイベントを積極的に開催して改善を図りましたね。それらの取り組みと合わせて導入したのがWalkaboutです。

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仮想オフィス「Walkabout」とは

Walkaboutはどのような機能や特長を持っているのでしょうか。
伊藤:仮想オフィスというサービス名の通り、オフィスの日常をバーチャル空間で再現できるソリューションです。メンバーは仮想オフィスに出社し、自分用の部屋に入ります。フロアは部門単位になっており、会議室や休憩スペースがあります。各メンバーのアイコンの色で誰が忙しいか空いているかがわかり、Webカメラやチャットでの会話が可能なため、ウェブ会議ツールというよりも、何気ない雑談などちょっとした会話をリアルで楽しむための機能に特化していて、気軽なコミュニケーションでリフレッシュできるようになっています。

小山:同じような仮想オフィスはほかにもありますが、Walkaboutの特長はフロアやメンバーを俯瞰で表示できることですね。オンラインとはいえ、誰かがそこにいるとわかるだけでも孤独感はだいぶ解消されるように思います。そういった「オフィスにいる感覚」「一緒に仕事をしている感覚」を体感できるのがWalkaboutの強みといえるでしょう。納会やインターンシップなどもWalkabout上で行ったこともあり、これからもおもしろい取り組みがどんどんできそうな気がしています。



Walkaboutを導入してから、実際にどのような変化がありましたか。
伊藤:コミュニケーションのハードルが下がったことや、孤独感の解消は私も感じているところです。他にも、オフィスにいるときのように上司の空き時間を見計らって相談できたり、休憩スペースに人が集まってフリートークがしやすくなって新入社員、中途採用者、若手社員などネットワークを持っていない人たちもつながることができたりしています。仮想オフィスの方がリアルな空間よりも心理的に役職の壁を低く感じるようになり、事業部長や本部長とも意見交換がしやすくなったという声も聞きますね。また、Walkaboutは会社がトップダウンで強制的に導入したわけではなく、各部門の自主性の下で運営されています。それにも関わらず「自分たちも使ってみたい!」という声とともに徐々にユーザーが広がっていき、今では1,000人以上が利用しているというのもうれしい反応ですね。

小山:Walkaboutのほか、さまざまなコミュニケーション促進の取り組みを含めた結果ではありますが、前述のサーベイで「心理的安全性が向上した」と回答した社員は全写真の約4割に上ります。また、Walkaboutを使いはじめて3カ月以上経つ部署は、使い始めた部署と比較して、質問項目の「コミュニケーションの頻度」は9%、「業務効率化」では6%高いという結果が出ました。Walkaboutを利用するユーザーが今後も増えていくことで、「心理的安全性」の向上により一層つながることを期待しています。


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未来におけるコミュニケーションのありかた

お二人は今後、Walkaboutにどのような効果を期待していますか。
伊藤:伊藤:Walkaboutを活用すれば、リアルでは不可能であった、場所という制約を超えたコミュニケーションが可能になります。というのも、自宅やサテライトオフィスなどでテレワークをしている人はもちろんですが、お客様先に常駐しているSEの社員もWalkabout上では同じフロアにいるわけですし、大阪や名古屋の支社のメンバーの様子も伺えます。距離や空間の壁を超えてつながることができるのはオンラインならではのメリットですよね。そういった意味でWalkabout上でのコミュニケーションは気軽でありながらも、これまでにない活性化のきっかけとチャンスが眠っていると日々感じています。

小山:「今、誰が、何をしている」といった、オフィスにいれば自然と聞こえてくる会話や情報がなくなると、やはり不安ですよね。そういった状況で、いつでも誰でも話しかけやすいオープンな状態をつくっておけるのは、とても大切だなと。大きな組織だからコミュニケーションしづらいというのはまったくなくて、むしろ人数が多いからこそ、新たな出会いやつながりがどんどん生まれていくように思います。そのようなつながりでの雑談などからアイデアが生まれ、組織を超えた連携に発展することでビジネスにもメリットがあるのではないかと思います。


少し脱線するかもしれませんが、「正直なところ雑談やコミュニケーションが苦手」と感じている人もいるのではないでしょうか。
伊藤:たしかに、雑談は強制されてするものではないですよね。雑談すればいいというものでもないですし。また、勘違いされがちですが、コミュニケーションは、単純に会話が上手とか言葉数が多いことがいい、ということではないですよね。必要なことを正しく伝えて、理解してもらうスキルというか。そういった意味で、仕事を円滑にするための「真のコミュニケーションスキル」を身につけることが望ましいですし、会社としてはそれをサポートする場や機会を提供することが必要だと考えています。

小山:雑談が苦手でも良いですが、心理的安全性という観点では雑談やオープンマインドでのコミュニケーションが重要だとされています。Walkaboutを通じて、今よりもう少しコミュニケーションをうまく取りたい、自分のコミュニケーションを変えていきたい、と考えている人をサポートするような仕組みをこれからも提供していきたいですね。



今後のビジョンなどを教えてください。
伊藤:「自分の人生を大事にしながら、仕事にもしっかり取り組む」という働き方改革の根本を実現するためには、働き方の選択肢を増やしていくことが大切だと考えています。スキルもキャリアも、人の数だけ可能性がある。だからこそ、リアルとバーチャルを自由に行き来しながら、最適なコミュニケーションや働き方を通じて、自分らしい人生を歩んでいけるような世の中にしていきたいですね。

小山:私も人事として社員の「働きがい」、つまりモチベーションを意識しています。そのために、まずは日々の活動としてコミュニケーションを活性化させ、心理的安全性を高めていきたい。そう考えると、Walkaboutはあくまで入り口にすぎないのかもしれませんね。

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仮想オフィス Walkabout Workplace
https://www.hitachi-solutions.co.jp/wsi/sp/walkabout.html



Walkabout Workplaceの紹介映像はこちら!

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